Blog
Wat is een UBL?

UBL staat voor Universal Business Language en is een standaardformaat dat wordt gebruikt voor digitale facturering of e-facturering tussen bedrijven. De gegevens die normaal gesproken op een factuur te vinden zijn, zijn al geprogrammeerd in het UBL-formaat. De verwerking van facturen verloopt volledig digitaal, waardoor traditioneel scannen en herkennen overbodig is. Facturen worden naar Smartbooqing gestuurd in een .xml-bestand. Deze versleutelde factuur kan direct digitaal worden gelezen door Smartbooqing en wordt 100% automatisch verwerkt door onze slimme algoritmen.

Naast het feit dat het ontvangen van UBL-facturen je productiviteit verhoogt, hanteert Smartbooqing ook t een aanzienlijk lager tarief voor de verwerking van UBL-facturen in vergelijking met PDF-bestanden. Genoeg reden om zelf UBL-facturen te gaan ontvangen.

Het grote verschil tussen papieren en digitale facturen is dat de digitale factuurstroom geen traditionele Scan en Herken (OCR) oplossing vereist. Omdat er geen Scan en Herken meer nodig is om UBL-facturen te verwerken, kunnen facturen sneller en met hoge kwaliteit verwerkt worden. De UBL-facturen worden verzonden in een .xml-formaat dat direct door Smartbooqing kan worden verwerkt. Dit vermindert verder de kans op fouten en zorgt ervoor dat digitale facturen snel, efficiënt en consistent verwerkt worden.

Net als een papieren factuur moet een digitale factuur nog steeds geboekt worden. Smartbooqing zorgt voor 100% volledig automatische verwerking dankzij onze unieke en in-house ontwikkelde ICAP-technologie.

Is een PDF ook een e-factuur?

Hoewel je geen PDF per post ontvangt maar via de digitale snelweg, is een PDF geen e-factuur. Deze digitale factuur moet daarom op dezelfde manier worden verwerkt als een traditionele papieren factuur, namelijk met behulp van OCR. Smartbooqing is de enige partij op de markt die deze facturen 100% automatisch kan verwerken op regelniveau.
Een e-factuur ziet er helemaal niet uit als een factuur, maar meer als een stuk code. Deze code bevat alle informatie die je op de PDF-factuur ziet, maar in een formaat dat begrijpelijk is voor een computer. Dit maakt OCR overbodig en de factuur kan direct worden verwerkt.

Verstuur UBL-facturen

Bij de meeste boekhoudpakketten is het al mogelijk om op dit moment UBL-bestanden te versturen. Van de boekhoudpakketten waarmee Smartbooqing koppelt, is het mogelijk om direct UBL-bestanden te verzenden. Zorg ervoor dat je deze instelling hebt ingeschakeld in je boekhoudpakket.

Biedt je boekhoudpakket deze mogelijkheid nog niet?

Er zijn verschillende programma’s die pdf-facturen en UBL-bestanden kunnen opzetten.

Ontvang UBL-facturen

Je kunt UBL-facturen op twee manieren ontvangen, indirect: als je leverancier zelf een UBL hebt aangemaakt (zoals hierboven beschreven, kan dit via een aantal boekhoudpakketten of verschillende online programma’s), kan je leverancier deze als bijlage naar je Smartbooqing e-mail sturen. Daarnaast is het ook mogelijk om e-facturen rechtstreeks met je relaties uit te wisselen via het Peppol-netwerk. Aangezien Smartbooqing een officieel Peppol-toegangspunt is, kunnen klanten van Smartbooqing e-facturen zoals UBL’s uitwisselen met alle andere aangesloten Peppol-gebruikers.

Smartbooqing is klaar voor UBL!

Klaar voor UBL? Dat klinkt geweldig! Maar wat betekent dat eigenlijk in de praktijk? UBL is een vervolg op de UBL Chain Test. Het UBL Ready-kwaliteitskeurmerk betekent dat wij als Smartbooqing met succes de UBL Chain Test hebben doorlopen en dat we UBL succesvol kunnen verwerken, en dat we bijdragen aan het stimuleren van het gebruik van e-facturering via UBL.